Übergang von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente in der personalisierten Massendruckproduktion

Inhaltsangabe:Einleitung: Unternehmen, die täglich große Mengen an Geschäftsdokumenten produzieren, gehen immer mehr dazu über, diese per E-Mail zu verschicken oder im firmeneigenen Webportal zur Abholung zu hinterlegen, anstatt sie auf Papier zu drucken und per Post zu versenden. Typische Unternehmen sind z.B. Banken, Telekommunikationsanbieter und Energieversorger, welche Kontoauszüge und Verbrauchsabrechnungen erstellen. Ebenso gehören hierzu Versicherer, die Policen und Schäden abwickeln, sowie alle Unternehmen, die logistische Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen produzieren. Kunden können ihre personalisierten Geschäftsdokumente über das Internet einsehen und als Datei herunter laden. Ein Ausdruck auf Papier, der vielleicht sogar noch per Post zugeschickt wird, erübrigt sich damit. Seit Grafiken – und damit auch Dateien – immer stärker komprimiert und in höherer Qualität erstellt werden können, geht der Trend immer mehr in Richtung elektronische Dokumente. Bei einem elektronischen Dokument handelt es sich um ein digitalisiertes Dokument, welches in einem Dateiformat abgelegt ist. Das weitverbreitete Format von elektronischen Dokumenten ist das PDF-Format. Der Gesetzgeber hat durch Gesetzesänderungen im BGB bereits im Jahre 2001 in den §§ 126 und 127 elektronische Dokumente rechtlich verankert. Zitiert sei hier Absatz 3 des § 126 Schriftform: ‘Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.’ Die Aufbewahrung von Dokumenten, die durch eine Reihe von Gesetzen, Verordnungen und Vorschriften direkt oder indirekt gefordert wird, unterliegt Aufbewahrungsfristen und -formen – ein weiteres wichtiges Argument dafür, elektronische Dokumente mehr und mehr zu bevorzugen und die elektronische Archivierung zu vereinfachen. Die Produktion auf Papier überwiegt aber noch nach wie vor. Ein gewisser Anteil aller Papierdokumente wird auch in Zukunft nie in elektronischer Form verschickt werden. Dazu gehören Dokumente, die manuelle Unterschriften erfordern, um rechtlich relevant zu sein, oder auch Dokumente, welche von Personen bearbeitet bzw. aufbewahrt werden, die die Papierform bevorzugen. Der Auslöser zu diesem Thema war das Angebot einer Bank, Kontoauszüge kostenfrei per E-Mail zukommen zu lassen oder sie über einen Login selbst vom Server der Bank zu ziehen. Ein Kontoauszug auf Papier bedeutet Gebühren für Druck und Porto – Gebühren die bei [...]